שאלות ותשובות

דיווח שוטף

1. שאלה: על מי חלות תקנות התשלומים וחוזר "אופן הפקדת תשלומים לקופת גמל"? 
   תשובה: התקנות והחוזר חלים על כל המעסיקים במשק הישראלי.
   
   
2. שאלה: מדוע נאמר שהשינויים החדשים חלים רק על מעסיקים מעל כמות מסויימת של עובדים?
   תשובה: בחוזר "אופן הפקדת תשלומים לקופת גמל" החל על כל המעסיקים, אכן יש סעיפים העוסקים בהוראות למעסיק לעניין דיווח אחיד (סעיפים 6-9,11,12). הדיווח האחיד חל מ- 02/2019 רק על כל המעסיקים עם 10 עובדים ומעלה.
   לגבי מעסיק עד 9 עובדים- החוזר האחרון מגדיר את התחולה בתאריכים הבאים:
   • מעסיקים 4 עד 9 עובדים - החל מ- 02/2023
   • מעסיקים 1 עד 3 עובדים - החל מ- 02/2024
   יחד עם זאת, אנו ממליצים להמשיך לעקוב אחרי הפרסומים בנוגע לעדכון תאריכי התחולה.
   הגרסה האחרונה פורסמה ב- 19.01.2021. להלן קישור לגרסת החוזר האחרונה
   
   
3. שאלה: במידה ואני מעסיק מעל 9 עובדים ואעביר דיווח במבנה רגיל של רשימה ידנית- האם הרשימה תיקלט?
   תשובה: אנו נקלוט כל דיווח שתעביר ובכל מבנה. יחד עם זאת, נידרש להעביר את פרטי האירוע למשרד האוצר, כי מדובר בהפרה של התקנות.
   
   
4. שאלה: האם ניתן לשלם באמצעות הוראת קבע בהרשאה לחיוב חשבון?
   תשובה: תשלום באמצעות הוראת קבע, משמעו שהמעסיק לא יעביר דיווחים לגוף המוסדי מדי חודש בחודשו. בהתאם לסעיף 3ג' בחוזר "אופן הפקדת תשלומים לקופת גמל" (נכון לגרסת החוזר מ- 15.12.19), מעסיק יוכל לשלם בהוראת קבע ולא יהיה חייב למסור פרטים במועד הפקדת תשלומים, בהתקיים התנאים המפורטים להלן:
   1. המעסיק אינו מעסיק מעל חמישה עובדים;
   2. המעסיק מסר לחברה המנהלת את הפרטים שנקבעו בסעיף קטן (א) פעם אחת, ולא חל שינוי בפרטים האמורים; לעניין פסקה זו, לא יראו בעדכון סכום ההפקדה כתוצאה מהצמדה למדד, כשינוי בפרטי הדיווח;
   3. סכום ההפקדה בשל עובד זהה לסכום שהופקד בשלו במועד שבו נמסרו הפרטים כאמור בפסקה (2);
   4. המעסיק הורה לחברה המנהלת לגבות את התשלומים באופן קבוע באמצעות כרטיס אשראי או הרשאה לחיוב חשבון;
   5. החברה המנהלת אישרה למעסיק שלא לדווח במועד ההפקדה
   
   במידה והינך מעסיק עד 5 עובדים נבקשך למלא את הטפסים הבאים:
   1. הרשאה לחיוב חשבון בהוראת קבע. להורדה בקישור זה
   2. הצהרת מעסיק לתשלום באמצעות הרשאה לחיוב חשבון. להורדה בקישור זה
   
   בסיום מילוי הטפסים, נא שלח אותם לכתובת מייל SherutLife@fnx.co.il על מנת שנוכל לטפל בביצוע העדכון. נדגיש כי אם הטפסים יועברו עד ה- 15 לחודש- השינוי יבוצע מהחודש העוקב.
   
   

היזון חוזר

1. שאלה: איך אדע שהקובץ התקבל בהפניקס?
   תשובה: תוך 3 שעות ישלח לגורם ששלח את הקובץ היזון חוזר טכני המודיע כי הקובץ התקבל בחברתנו, כמו כן תקבל פידבק האם הקובץ שהתקבל תקין (מבחינת המבנה שלו בלבד) או לא תקין והנך נדרש לשלוח קובץ חדש מתוקן.
   
   
2. שאלה: איך אדע שהקובץ נפרע?
   תשובה: היזון חוזר מסכם ישלח לגורם ששלח את הקובץ עד 5 ימי עסקים – בהיזון חוזר זה תקבל דווח לעניין ההתאמה הכספית ושיוך הכספים לחשבונות העובדים.
   
   שים לב כי במידה ולא נמצא מקור כספי- ישלח היזון חוזר מסכם בתום 5 ימי עסקים המודיע לך שהקובץ לא נפרע והכספים לא שויכו.
   
   
3. שאלה: ראיתי בהיזון המסכם שגיאה- עובד חדש שטרם הופקה עבורו פוליסה אך הועבר בגינו דיווח והתקבול הועבר אצלכם לפיקדון (כסף במעבר). איך אדע מתי תוקם פוליסה והכסף ייפרע לזכויות שלו?
   תשובה: היזון חוזר שבוע/חודשי נותן מענה למעקב אחרי קליטת הכספים שטרם נקלטו בהיזון המסכם (כלומר- שהם כספים במעבר). לאחר שהכספים נפרעים- נעדכן אותך בהיזון החוזר השבועי/חודשי הבא.
   
   
4. שאלה: מה כולל ההיזון חוזר שבועי/חודשי?
   תשובה: היזון חוזר שבועי/חודשי כולל:
   - את הכספים שטרם נקלטו למעסיק עד כה
   - כספים שנקלטו לחשבונות/פוליסות בתקופה שבין שליחת היזון אחרון לבין שליחת ההיזון הנוכחי
   
   
5. שאלה: האם אקבל היזון שבועי והיזון חוזר חודשי?
   תשובה: תקבל אחד מהשניים, או היזון חוזר שבועי או היזון חוזר חודשי. כאשר ההיזון החוזר החודשי הינו ברירת המחדל ובמידה ותרצה לקבל היזון חוזר שבועי, תידרש להעביר בקשה מסודרת
   
   

דיווח שלילי

1. שאלה: הועבר תשלום עודף בטעות מה נדרש לעשות?
   תשובה: במידה והתקבל תשלום עודף, בסיום קליטת הכספים ועד 5 ימי עסקים ישלח היזון חוזר מסכם המודיע כי התקבל תשלום עודף, כעת באפשרותך לבצע משיכה של הכספים העודפים באמצעות ממשק שלילי.
   
   

ביצוע תשלום לקופות

1. שאלה: מאחר ועפ"י התקנות נדרש להפריד בין חברות מנהלות, איך אוכל לדעת עבור כל עובד- באיזו חברה מנהלת וקופה- החשבון שלו מנוהל?
   תשובה: פשוט מאוד. היכנס לפורטל המעסיקים והורד בשירות עצמי דוח בשם – דוח מוצרים מפעלי. במידה וטרם הספקת להשלים בקשת התחברות לפורטל והדוח דחוף לך, אנא פנה למרכז מידע למעסיק בכתובת מייל as@fnx.co.il והזמן מאתנו רשימת עובדים ופרטי החשבונות/הפוליסות שברשותם, עם מספרי אוצר הדרושים לך לטובת הטיוב.
   
   
2. שאלה: עד איזה מועד בחודש נדרש להעביר את התשלומים לקופות הגמל?
   תשובה: יש לבצע את העברת התשלומים עד ה-15 בחודש או עד 7 ימי עסקים מתשלום המשכורת המוקדם מבניהם.
   -תשלומים שיגיעו באיחור, יחויבו בריבית פיגורים.
   
   
3. שאלה: באילו אמצעים ניתן להעביר את התשלום?
   תשובה: בהפניקס אנו מאפשרים להעביר את התשלום באמצעות העברה בנקאית/מס"ב.
   
   נדגיש לגבי תשלום באמצעות המחאה, כי בהתאם להוראות הממונה על שוק ההון, החל מחודש בספטמבר 2019 חלות הוראות מיוחדות:
   o החל מ- 01.09.19 ועד 01.09.20 רק מעסיק עם פחות מ- 10 עובדים וסך התשלום החודשי בעבורם אינו עולה על 10,000 ₪- רשאי לשלם בהמחאות
   o החל מ- 01.09.20- לא ניתן לשלם באמצעי תשלום המחאה.
   בתקופה הקרובה נעדכן על אמצעי תשלום נוסף –גביה באמצעות הרשאה לחיוב חשבון
   
   
4. שאלה: לאיזה חשבון בנק נדרש לבצע את ההעברה?
   תשובה: נדרש להעביר את התשלומים לקופות הגמל לפי חשבון בנק של כל קופה. להלן קישור לפרטי חשבונות בנק של הפניקס לפי קופות. לחץ כאן
   
   
5. שאלה: אני מעסיק מתחת ל- 10 עובדים ולא חלה עלי חובה לדווח בממשק האחיד. כיצד עלי להעביר אליכם דיווחים
   תשובה: יש להעביר רשימה ידנית בצירוף אישור הפקדה לבנק, לאחת מכתובות המייל הבאות, בהתאם לסוג הקופה:
   o קופת ביטוח וקופות הפנסיה לתיבת מייל: hafkada@fnx.co.il
   o קופת גמל והשתלמות לתיבת מייל: Hafkadot@xnes.co.il
   
   בסיום הטיפול בקליטת הרשימה- נאשר לך במייל חוזר על ביצוע הפעולה. חשוב לציין שבדיווח בממשק ישן, הטיפול הוא ידני ולכן אורך הטיפול יכול להיות 5 עד 10 ימי עסקים. אנו ממליצים לך להצטרף לדיווח מקוון בממשק האחיד ובכך לקצר את זמן הטיפול משמעותית.
   
   
6. שאלה: שילמתי באיחור לאחר 15 לחודש. כיצד אני יודע מה סכום ריבית הפיגורים שעלי להשלים, וכיצד אבצע את התשלום?
   תשובה: ראשית נמליץ תשלומים הבאים לפעול לפי החוזר של רשות שוק ההון ותקנות התשלומים ולבצע את התשלומים עד ה- 15 לחודש או עד 7 ימים מתשלום המשכורת- המוקדם מביניהם. כעת כשנצבר חוב- תוכל לעקוב אחרי ריבית הפיגורים שנצברה לחובתך, בפורטל המעסיקים בדף חובות. לטובת תשלום החוב, יש לבצע העברה בנקאית לחשבון הבנק לפי הקופה קישור לפרטי חשבונות בנק של הפניקס לפי קופות. לחץ כאן
   לאחר ביצוע ההעברה- נדרש להעביר אישור הפקדה לבנק בצירוף שם המעסיק ומספר ח.פ./עוסק מורשה, לאחת מכתובות המייל הבאות, בהתאם לסוג הקופה:
   o קופת ביטוח וקופות הפנסיה לתיבת מייל: hafkada@fnx.co.il
   o קופת גמל והשתלמות לתיבת מייל: Hafkadot@xnes.co.il
   
   בסיום הטיפול בקליטת הרשימה- נאשר לך במייל חוזר על ביצוע הפעולה וסגירת החוב.
   
   
7. שאלה: שילמתי באיחור לאחר 15 לחודש. במידה ולא אעביר את תשלום החוב ולא אעקוב בפורטל, מה ההשלכות?
   תשובה: ראשית נמליץ שברגע שהאירוע קרה- תיכנס לפורטל המעסיקים לצפייה בסכום הריבית שנצברה לתשלום, לטובת תשלום החוב. במידה ומסיבה כלשהי, לא תסדיר את תשלום חוב הריבית, נתחיל לאחר תקופה מסויימת לשלוח לך מכתבי התראה לתשלום החוב. המכתב הראשון יצא עבורך, כאשר בהמשך גם נאלץ לעדכן בחוב את עובדייך
   
   
8. שאלה: כיצד מחושבת ריבית הפיגורים?
   תשובה: ריבית הפיגורים מחושבת בהתאם לנתונים הבאים:
   • ימי חוב - החל מהיום בו נדרש המעסיק להעביר את התשלום (ה חל מ 16 לחודש העוקב לחודש תשלום המשכורת) עד התשלום בפועל
   • גובה התשלום - כפי ששולם בפועל באחור (הפרמיה)
   • ריבית חשכ"ל - ריבית הפיגורים בשל איחור בהעברת כספים מהמערכת הבנקאית שמפרסם החשב הכללי (בהתאם לדרישות הרגולציה)
   
   בפורטל המעסיקים ובמכתבי ההתראה שנשלחים- יש פירוט של כל נתוני החוב ובפורטל המעסיקים באפשרותך לייצא לדוח אקסל את חודשי החוב.